Всемирная пандемия показала, что многие профессии можно перевести на удалёнку. Теперь вести дела можно прямо из дома, сидя в любимой пижаме и мягких тапочках. Но с переходом бизнеса в онлайн на первое место вышел деловой этикет ведения переписки.
Теперь “обложкой”, по которой нас встречают, стало официально-деловое письмо. Оно отвечает за произведение первого и последующих впечатлений о нашей фирме и бизнесе в целом.
Кроме того, деловое письмо на английском языке пригодится для написания:
Эти формулировки кажутся сложными дебрями бюрократии, но на самом деле, вести бизнес-переписку достаточно просто. Главное усвоить ключевые принципы, и в дальнейшем написание делового письма на английском языке не вызовет у вас трудностей, особенно если изучить английский онлайн.
Английский — очень консервативный и педантичный язык. В нём важна системность и подчинение строгим правилам, в том числе, и в деловой переписке. Это особенно заметно при общении с носителями. Итак, какие особенности имеет деловое письмо?
В отличие от писем личного характера и сообщений в соцсетях, деловые письма имеют строго выверенную структуру:
Не бойтесь тавтологий и избитых фраз. Использование клише и штампов в деловом письме является признаком хорошего тона, уважения к адресату и достойного образования. Корпоративный английский онлайн включает ведение деловой переписки, но кому не терпится — давайте приступим к основам.
Визуальное оформление документа тоже важно. Как правило, в нём используют характерные отличительные признаки компании — логотип, герб, слоган, печать. Также допустимы графические элементы в виде рамок и границ с использованием корпоративных цветов предприятия.
Рассмотрим каждый элемент делового письма более подробно.
В верхней части письма следует указать:
Ниже пишем информацию об отправителе:
Размещение этих элементов на странице может быть любым:
В верхнем левом углу — информация об адресате и дата, ниже и слева — ваши контактные данные
В верхнем правом углу — информация об отправителе (о вас или вашей компании), ниже слева — данные адресата
В верхнем левом углу название компании и адрес, в верхнем правом углу — контактные данные (телефон, факс, e-mail) и дата, а ниже слеве — данные о получателе
Все данные слева
Несмотря на разнообразие оформлений современных писем, классический вариант предлагает сначала справа вверху разместить информацию о себе (от отправителе), а потом, уже ближе к самому тексту письма — информацию о том, кому оно адресовано.
Самая короткая, но немаловажная часть письма. Существует всего несколько формулировок, но выбор будет зависеть от двух факторов: в каком стиле вы пишите и к кому обращаетесь в письме.
В английском языке три стиля общения — Официально-деловой (Formal), полуделовой (Semi-Formal) и разговорный (Informal). Для наших целей подойдут официальный и полуофициальный стили.
Formal style используется в переписке с большими незнакомыми компаниями, в политических письмах, а также в оформлении документов.
Такие письма начинаются со слов:
Semi-formal style распространён среди индивидуальных предпринимателей, которые ведут бизнес со многими партнёрами и стараются поддерживать более дружеские отношения.
Например, копирайтер вполне может начать письмо своему заказчику с таких обращений:
Обратите внимание, что здесь уже не используется Mr/Mrs/Ms/Miss.
Это вводная часть письма, которая, по сути, является краткой аннотацией ко всему тексту. Именно здесь пишем суть того, что нужно узнать или что донести до получателя. Если вы пишете ответное письмо, то здесь можно поблагодарить оппонента за скорый ответ, или на изначальное письмо:
Thank you for your e-mail of the 5th of March
Further to your last e-mail…
I apologize for not getting in contact with you before now…
With reference to your letter of 23rd March
With reference to your advertisement in «The Times»
Спасибо за ваше письмо от 5 Марта
Отвечая на ваше письмо…
Я прошу прощения, что до сих пор не написал вам…
Относительно вашего письма от 23 Марта
Относительно вашей рекламы в Таймс
Если это первое письмо, а не ответ на какое-то предыдущее, то в преамбуле пишем цель письма и призыв к действию — то есть, на какое ответное письмо вы рассчитываете.
Для этого можно использовать следующие деловые клише:
I am writing to enquire about
I am writing to apologize for
I am writing to confirm
I am writing in connection with
We would like to point out that…
Could you possibly…
I would be grateful if you could …
I would like to receive
Please could you send me…
Я пишу вам, чтобы узнать…
Я пишу вам, чтобы извиниться за…
Я пишу вам, чтобы подтвердить…
Я пишу вам в связи с…
Мы хотели бы обратить внимание на …
Не могли бы вы…
Я был бы признателен вам, если бы вы …
Я бы хотел получить…
Не могли бы вы выслать мне…
Возможно, эти фразы выглядят немного заезжено и неестественно, но деловой стиль общения подразумевает использование официальных штампов, так что не стесняйтесь копировать их.
Здесь более подробно раскрываем причину написания письма, приводим дополнительные факты, описываем прилагаемые к письму вложения (если они есть). То есть, в этой части уже нет такой строгой структуры, она будет существенно отличаться для каждого письма.
Единственное, что следует помнить — максимально возможная краткость. Хоть основная часть и предполагает более глубокое освещение темы, не стоит вдаваться в пространные объяснения.
Достаточно будет 3-4 абзацев, каждый из которых содержит не более трёх строк.
Финальная часть письма — краткое прощание и подпись. Как правило, используются следующие фразы:
I look forward to your reply
Hope to hear back from you soon
Best regards
Kind regards
Looking forward to hearing from you
Yours faithfully / Yours sincerely
С нетерпением жду Вашего ответа
Надеюсь на скорейший ответ
С лучшими пожеланиями
С наилучшими пожеланиями
С нетерпением жду ответа от Вас
Искренне Ваш (если имя получателя не известно)
Дальше слева ставится подпись, а под ней печатаются фамилия и инициалы, а также должность.
Эра быстрой передачи информации внесла свои коррективы во всё, в том числе, в устоявшиеся шаблоны бизнес-писем.
Содержание делового e-mail проще, здесь меньше правил, а упор делается на донесение сути информации.
Но несколько правил, всё же, есть:
Когда текст написан, обратите внимание на самые распространённые ошибки. Они могут перечеркнуть всю стилистическую идиллию делового письма.
Запятая после обращения в начале письма. Никаких восклицательных знаков, двоеточия, тире и смайлов там быть не может.
Единственным исключением является фраза “To whom in may concern:” — после неё идёт двоеточие, но преамбула начинается с новой строки и с большой буквы.
Сокращения. Бизнес-этикет не приемлет общепринятых грамматических сокращений внутри предложения.
То есть, нельзя написать We’re looking forward to hearing from you… или же You’re the one I’m considering…
В обоих этих случаях следует использовать полную форму вспомогательного глагола: We are looking forward… You are the one I am concidering…
Если письмо написано в полу-официальном стиле, то можно сократить некоторые формулировки, но не более 50%, чтобы текст не выглядел слишком фривольно.
NEED — WANT. Эти два глагола выражают личную потребность и звучат невежливо, словно капризный ребёнок требует новую игрушку.
Поэтому в бизнес-переписке need следует заменять фразами Can I possibly … (do smth); Can I please…; Could I please…; Would you be so kind to…; а глагол want — фразой I would like to…
В качестве заключения приведём несколько реальных писем и e-mails, оформленных по всем правилам, указанным выше
From: Skrolkini Benjamino <b.d.skrolkini@gmail.com>
To: <flax@linenmill.by>
Subject: Application for a job
Date: 31/07/2020
Dear Sir,
I am writing to apply for a position of the Head of Sales Department advertised on HeadHunter.ru.
I am hardworking, responsible and reasonable person who has been occupying similar position for previous 5 year. I have enough of experience, and I managed to double the level of sales during the first three month in Spanish Textile Inc.
Enclosed are my complete job application, my CV and two references.
Thank you for your time and consideration. I look forward to speaking with you about this employment opportunity.
Yours faithfully
Ben Skrolkini
Tel: +34932726490
From: Nesterenko Ighor <flax@linenmill.by>
To: Skrolkini Benjamino <b.d.skrolkini@gmail.com>
Subject: Reply to “Application for a job”
Date: 08/05/2020
Dear Sir,
Thank you for the interest shown to our vacancy of the Head of Sales Department. We are sorry to inform you that we cannot accept your application, because at the moment we under-resourced. We are not able to provide you with decent standard of living, appropriate apartment and highly-qualified interpreter.
In case that we need your services, our specialists will certainly notify you.
Thank you for contacting us.
Yours sincerely,
Ighor Nesterenko
Chief Executive Officer OAO “Orsha Linen Mill”
+375-216-54-88-93
From: Skrolkini Benjamino <b.d.skrolkini@gmail.com>
To:< flax@linenmill.by>
Subject: Commercial offer
Date: 07/31/2020
Dear Sir,
Our company “KABI watch” was established in 2010 and we have already proved to be professionals and have a number of good reviews. We offer qualified services in manufacturing business presents with your logotype and your corporate colours. We also provide the opportunity of designing your personal clock-face and UV-print of the name on the back of the watches.
We are able to produce up to 300 watches per month and we will be glad to cooperate with your company.
Enclosed are the information about our web-site and public pages in social-networks, where you can find the examples of our previous corporate orders and check the reviews.
Hope to hear back from you soon.
Yours faithfully
Ben Skrolkini
Tel: +34932726490
HW Electricity Ltd.
217 Northon Av.
Hackney West,
HP214659
+1598625554688
08/06/2020
Tom Atkinson Company Inc.
14 Edith Street
Hackney West,
HP214677
Dear Sir,
Our records indicate that payment on your account is overdue in the amount of 17$.
If the amount has already been paid, please disregard this notice. If you have not yet mailed your payment, please make out your check and place it in the enclosed envelope while this reminder has your full attention.
Thank you in advance for your anticipated cooperation in this matter.
Very truly yours,
Tony Montana
Для ведения переписки на немецком существуют свои правила. Пояснить все тонкости и нюансы делового общения сможет преподаватель носитель немецкого языка.
