Заказать обратный звонок
Поздравляем!
Вы успешно подписаны на рассылку полезных статей и новостей.

Деловое письмо на английском

Всемирная пандемия показала, что многие профессии можно перевести на удалёнку. Теперь вести дела можно прямо из дома, сидя в любимой пижаме и мягких тапочках. Но с переходом бизнеса в онлайн на первое место вышел деловой этикет ведения переписки.

Теперь “обложкой”, по которой нас встречают, стало официально-деловое письмо. Оно отвечает за произведение первого и последующих впечатлений о нашей фирме и бизнесе в целом.

Кроме того, деловое письмо на английском языке пригодится для написания:

  • заявления о приёме на работу;
  • уведомления об изменениях в договоре;
  • написания справок по месту работы/учёбы;
  • составления текста договоров и контрактов;
  • ведения деловых переговоров в письменной форме

Эти формулировки кажутся сложными дебрями бюрократии, но на самом деле, вести бизнес-переписку достаточно просто. Главное усвоить ключевые принципы, и в дальнейшем написание делового письма на английском языке не вызовет у вас трудностей.

Основы ведения деловой переписки

Английский — очень консервативный и педантичный язык. В нём важна системность и подчинение строгим правилам, в том числе, и в деловой переписке. Итак, какие особенности имеет деловое письмо?

Четкая структура

В отличие от писем личного характера и сообщений в соцсетях, деловые письма имеют строго выверенную структуру:

  • Шапка письма — указание адресов и даты
  • Приветственное обращение
  • Преамбула с объяснением причины обращения
  • Тело письма с подробным описание причины
  • Заключение
  • Подпись

Официально-деловые клише

Не бойтесь тавтологий и избитых фраз. Использование клише и штампов в деловом письме является признаком хорошего тона, уважения к адресату и достойного образования.

Оформление

Визуальное оформление документа тоже важно. Как правило, в нём используют характерные отличительные признаки компании — логотип, герб, слоган, печать. Также допустимы графические элементы в виде рамок и границ с использованием корпоративных цветов предприятия.

Рассмотрим каждый элемент делового письма более подробно.

Оформление шапки письма

В верхней части письма следует указать:

  1. Имя отправителя и его должность (если она важна)
  2. Название компании (если есть)
  3. Физический адрес с указанием индекса
  4. Номер телефона для связи
  5. E-mail адрес
  6. Дата

Ниже пишем информацию об отправителе:

  1. Имя получателя и его должность (если известны)
  2. Название компании
  3. Физический адрес компании с указанием индекса
  4. E-mail адрес

Размещение этих элементов на странице может быть любым:

В верхнем левом углу — информация об адресате и дата, ниже и слева — ваши контактные данные


В верхнем правом углу — информация об отправителе (о вас или вашей компании), ниже слева — данные адресата



В верхнем левом углу название компании и адрес, в верхнем правом углу — контактные данные (телефон, факс, e-mail) и дата, а ниже слеве — данные о получателе


Все данные слева


Несмотря на разнообразие оформлений современных писем, классический вариант предлагает сначала справа вверху разместить информацию о себе (от отправителе), а потом, уже ближе к самому тексту письма — информацию о том, кому оно адресовано.

Приветственное обращение

Самая короткая, но немаловажная часть письма. Существует всего несколько формулировок, но выбор будет зависеть от двух факторов: в каком стиле вы пишите и к кому обращаетесь в письме.

Деловой стиль не всегда уместен

В английском языке три стиля общения — Официально-деловой (Formal), полу-деловой (Semi-Formal) и разговорный (Informal). Для наших целей подойдут официальный и полуофициальный стили.

Formal style используется в переписке с большими незнакомыми компаниями, в политических письмах, а также в оформлении документов.

Такие письма начинаются со слов:

  1. Dear Sirs (если письмо адресовано группе лиц, например, совету директоров)
  2. Dear Sir or Madam (когда известна должность адресата, но неизвестны инициалы)
  3. Когда Вы лично знакомы с адресатом, используйте:
    Dear Mr. … — если адресат мужчина;
    Dear Mrs. … — если адресат замужняя женщина;
    Dear Miss … — если адресат незамужняя женщина;
    Dear Ms … — если семейное положение дамы неизвестно или неважно;
    Dr. — сокращение от “Doctor”, уместно при обращении к обладателю учёной степени или звания, а также к врачам.
  4. To whom it may concern: — такой оборот можно использовать, адресуя письмо газете или крупной общественной организации, где ваш вопрос могут поручить рассматривать кому угодно. И большинство выдаваемых справок тоже начинается в этих слов.

Semi-formal style распространён среди индивидуальных предпринимателей, которые ведут бизнес со многими партнёрами и стараются поддерживать более дружеские отношения.

Например, копирайтер вполне может начать письмо своему заказчику с таких обращений:

  1. Hello, John
  2. Hi, Fred
  3. Good afternoon, Mary
  4. Greetings, Paul

Обратите внимание, что здесь уже не используется Mr/Mrs/Ms/Miss.

Преамбула

Это вводная часть письма, которая, по сути, является краткой аннотацией ко всему тексту. Именно здесь пишем суть того, что нужно узнать или что донести до получателя. Если вы пишете ответное письмо, то здесь можно поблагодарить оппонента за скорый ответ, или на изначальное письмо:

Thank you for your e-mail of the 5th of March

Further to your last e-mail…

I apologize for not getting in contact with you before now…

With reference to your letter of 23rd March

With reference to your advertisement in «The Times»

Спасибо за ваше письмо от 5 Марта

Отвечая на ваше письмо…

Я прошу прощения, что до сих пор не написал вам…

Относительно вашего письма от 23 Марта

Относительно вашей рекламы в Таймс

Если это первое письмо, а не ответ на какое-то предыдущее, то в преамбуле пишем цель письма и призыв к действию — то есть, на какое ответное письмо вы рассчитываете.

Для этого можно использовать следующие деловые клише:

I am writing to enquire about

I am writing to apologize for

I am writing to confirm

I am writing in connection with

We would like to point out that…

Could you possibly…

I would be grateful if you could …

I would like to receive

Please could you send me…

Я пишу вам, чтобы узнать…

Я пишу вам, чтобы извиниться за…

Я пишу вам, чтобы подтвердить…

Я пишу вам в связи с…

Мы хотели бы обратить внимание на …

Не могли бы вы…

Я был бы признателен вам, если бы вы …

Я бы хотел получить…

Не могли бы вы выслать мне…

Возможно, эти фразы выглядят немного заезжено и неестественно, но деловой стиль общения подразумевает использование официальных штампов, так что не стесняйтесь копировать их.

Тело письма

Здесь более подробно раскрываем причину написания письма, приводим дополнительные факты, описываем прилагаемые к письму вложения (если они есть). То есть, в этой части уже нет такой строгой структуры, она будет существенно отличаться для каждого письма.

Единственное, что следует помнить — максимально возможная краткость. Хоть основная часть и предполагает более глубокое освещение темы, не стоит вдаваться в пространные объяснения.

Достаточно будет 3-4 абзацев, каждый из которых содержит не более трёх строк.

Заключение

Финальная часть письма — краткое прощание и подпись. Как правило, используются следующие фразы:

I look forward to your reply

Hope to hear back from you soon

Best regards

Kind regards

Looking forward to hearing from you

Yours faithfully / Yours sincerely

С нетерпением жду Вашего ответа

Надеюсь на скорейший ответ

С лучшими пожеланиями

С наилучшими пожеланиями

С нетерпением жду ответа от Вас

Искренне Ваш (если имя получателя не известно)

Дальше слева ставится подпись, а под ней печатаются фамилия и инициалы, а также должность.

Отличия e-mail от обычного письма

Эра быстрой передачи информации внесла свои коррективы во всё, в том числе, в устоявшиеся шаблоны бизнес-писем.

Содержание делового e-mail проще, здесь меньше правил, а упор делается на донесение сути информации.

Но несколько правил, всё же, есть:

  1. Адрес. Без указания электронного почтового ящика письмо просто не может быть отправлено, так что этот пункт — обязательный.
  2. Тема. Некоторые сервисы позволяют отправлять e-mail без темы, но деловой этикет требует заполнения этого поля. Тема видна в списке писем в окне браузера, и получатель легко может выделить деловое письмо с важной темой из потока спама.
  3. Приветственное обращение. Как и в обычной переписке, первой строкой делового мейла является приветствие и обращение к получателю. Формы можно использовать классические, но полу-официальный стиль, как правило, используется чаще.
  4. Подпись. Довольно тяжело поставить свою личную подпись на электронное письмо, поэтому в e-mail используют упрощённый вариант — только прощальная реплика, имя и фамилия, а также должность (если есть).
  5. Контактные данные. Если письмо написано представителем крупной компании, то в самой нижней части могут быть размещены дополнительные контакты. Например, электронные адреса руководителей других подразделений, контактный номер телефона, запасной или личный e-mail отправителя.

Нюансы, которые могут испортить всё впечатление

Когда текст написан, обратите внимание на самые распространённые ошибки. Они могут перечеркнуть всю стилистическую идиллию делового письма.

Запятая после обращения в начале письма. Никаких восклицательных знаков, двоеточия, тире и смайлов там быть не может.

Единственным исключением является фраза “To whom in may concern:” — после неё идёт двоеточие, но преамбула начинается с новой строки и с большой буквы.

Сокращения. Бизнес-этикет не приемлет общепринятых грамматических сокращений внутри предложения.

То есть, нельзя написать We’re looking forward to hearing from you… или же You’re the one I’m considering…

В обоих этих случаях следует использовать полную форму вспомогательного глагола: We are looking forward… You are the one I am concidering…

Если письмо написано в полу-официальном стиле, то можно сократить некоторые формулировки, но не более 50%, чтобы текст не выглядел слишком фривольно.

NEED — WANT. Эти два глагола выражают личную потребность и звучат невежливо, словно капризный ребёнок требует новую игрушку.

Поэтому в бизнес-переписке need следует заменять фразами Can I possibly … (do smth); Can I please…; Could I please…; Would you be so kind to…; а глагол want — фразой I would like to…

Примеры деловых писем

В качестве заключения приведём несколько реальных писем и e-mails, оформленных по всем правилам, указанным выше

Письмо-заявление на работу
(Application for a job)

From: Skrolkini Benjamino <b.d.skrolkini@gmail.com>
To: <flax@linenmill.by>
Subject: Application for a job
Date: 31/07/2020


Dear Sir,
I am writing to apply for a position of the Head of Sales Department advertised on HeadHunter.ru.

I am hardworking, responsible and reasonable person who has been occupying similar position for previous 5 year. I have enough of experience, and I managed to double the level of sales during the first three month in Spanish Textile Inc.

Enclosed are my complete job application, my CV and two references.
Thank you for your time and consideration. I look forward to speaking with you about this employment opportunity.


Yours faithfully
Ben Skrolkini
Tel: +34932726490


Письмо-отказ (Refusal letter)

From: Nesterenko Ighor <flax@linenmill.by>
To: Skrolkini Benjamino <b.d.skrolkini@gmail.com>
Subject: Reply to “Application for a job”
Date: 08/05/2020


Dear Sir,
Thank you for the interest shown to our vacancy of the Head of Sales Department. We are sorry to inform you that we cannot accept your application, because at the moment we under-resourced. We are not able to provide you with decent standard of living, appropriate apartment and highly-qualified interpreter.
In case that we need your services, our specialists will certainly notify you.

Thank you for contacting us.

Yours sincerely,
Ighor Nesterenko
Chief Executive Officer OAO “Orsha Linen Mill”
+375-216-54-88-93

Корпоративное предложение
Commercial Offer

From: Skrolkini Benjamino <b.d.skrolkini@gmail.com>
To:< flax@linenmill.by>
Subject: Commercial offer
Date: 07/31/2020


Dear Sir,
Our company “KABI watch” was established in 2010 and we have already proved to be professionals and have a number of good reviews. We offer qualified services in manufacturing business presents with your logotype and your corporate colours. We also provide the opportunity of designing your personal clock-face and UV-print of the name on the back of the watches.

We are able to produce up to 300 watches per month and we will be glad to cooperate with your company.
Enclosed are the information about our web-site and public pages in social-networks, where you can find the examples of our previous corporate orders and check the reviews.

Hope to hear back from you soon.

Yours faithfully
Ben Skrolkini
Tel: +34932726490

Письмо-напоминание
Letter of reminder

HW Electricity Ltd.
217 Northon Av.
Hackney West,
HP214659
+1598625554688
08/06/2020

Tom Atkinson Company Inc.
14 Edith Street
Hackney West,
HP214677

Dear Sir,
Our records indicate that payment on your account is overdue in the amount of 17$.
If the amount has already been paid, please disregard this notice. If you have not yet mailed your payment, please make out your check and place it in the enclosed envelope while this reminder has your full attention.
Thank you in advance for your anticipated cooperation in this matter.

Very truly yours,
Tony Montana

Автор статьи
Ирина Кошелева
Написано статей
2